La gestione ottimale delle priorità, pianificando il tempo da dedicare ad ogni attività, contribuisce ad aumentare l’efficacia, l’efficienza e la produttività. Questo processo, però, non è semplice, bisogna sapere a cosa dare la priorità.
Secondo il vocabolario il termine “priorità” significa “anteriorità, dare precedenza nel tempo rispetto ad altri o altro”.
Vi chiederete per quale ragione occorre dare una diversa importanza alle cose, quando per noi hanno la stessa importanza. Per esempio: la famiglia, i figli, i genitori hanno la massima priorità su tutto. Non c’è bisogno di doverli inserire in una scala eppure, a volte, serve fare anche questo passaggio.
La nostra società impone ritmi veloci, tempi scanditi da orari fissi, da impegni inderogabile e non delegabili, e quasi sempre il tutto va a discapito di quello che avremmo voluto fare per noi stessi.
In realtà se fossimo in grado di dare e darci le giuste priorità, saremmo più produttivi dedicando il giusto tempo alle cose. Come possiamo riuscire? Seguendo la scala delle priorità.
La matrice di Eisenhower come soluzione
“Le cose che contano di più non dovrebbero mai essere alla mercé delle cose che contano di meno”. Goethe
Definire le priorità è la parte più impegnativa e delicata. Per partire con il piede giusto, quindi bisogna conoscere nel dettaglio i compiti da svolgere in modo che sia possibile portarli a termine in modo completo e risolutivo.
Una volta evidenziati i compiti, bisogna essere in grado di capire quali possono essere, eventualmente, delegati ad altre persone di fiducia e dimenticarsi, o quasi, di loro.
Successivamente individuare i compiti che non dipendono esclusivamente da noi e, quindi, non destinati ad essere inseriti nella “nostra personale scala di priorità”.
Un aiuto per definire le priorità arriva dal metodo Eisenhower. La matrice di Eisenhower consiste nel classificare le attività da svolgere in funzione di due criteri: l’importanza e l’urgenza, che a sua volta possono essere di alta intensità o bassa intensità.
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IMPORTANTE | NON IMPORTANTE |
| URGENTE |
FARE SUBITO
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DELEGARE
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| NON URGENTE | PIANIFICARE | NON FARE |
È importante sapersi muovere in questa tabella. Secondo Eisenhower ciò che è importante raramente è urgente, ciò che è urgente raramente è importante.
Compilare questa tabella ci aiuta a chiarire la nostra giornata e settimana. Ci permetterà di avere tutto sotto controllo, dandoci sicurezza.
Una volta compilata la tabella, tieni fede alla classificazione che hai fatto. Raramente deve succedere che venga concluso o completato una questione che sia stata considerata non urgente e non importante, prima di una questione considerata urgente e importante.
Vivendo in un mondo piena di interferenze e imprevisti, non è detto che ad un certo punto qualcosa di bassa priorità si presenti al nostro tavolo. Se così fosse non occuparsene perché non rispecchia la nostra tabella sarebbe improduttivo, sprecheremmo del tempo e si sa è prezioso.
La forza sta nel compilare la tabella la prima volta. Dare priorità agli impegni è fondamentalmente semplice. Il trucco sta nel cominciare.
Bisogna avere la volontà di uscire da quella confusione fisiologica che si crea quando hai mille cose da fare e a un certo punto sono diventate tutte importanti e tutte urgenti.
Questa è la base.
Comincia quindi a pianificare e ha compilare la tabella delle priorità. Avrai la sensazione di aver risolto già una buona parte del lavoro.
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